Prodej, příprava a organizace eventů a akcí, ať už jde o konference, svatby, festivaly nebo firemní akce, je komplexní a náročný proces. Event management software (EMS) je nástroj, který pomáhá zjednodušit a zefektivnit všechny tyto aspekty. V tomto článku se zaměříme na to, co event management software je, jak funguje a proč by měl být nedílnou součástí každého podnikání v oblasti eventů a akcí.
Co je Event Management Software?
Event management software je specializovaný software navržený k usnadnění prodeje, přípravy, organizace a řízení eventů. Tady hodně záleří na tom, jaký typ podnikání v eventech máte. Pokud máte eventový prostor nebo jste dodavatelem pro eventy, měl by podle nás event managament software obsahovat například tyto funkce:
- Databáze zákazníků s pokročilými funkcemi s návazností na prodej a přípravu eventů
- Celý obchodní proces (kalkulace, smlouvy,...)
- Nástroje pro plánování a organizaci: Kalendáře, úkoly, časové harmonogramy, zdroje...
- Finanční řízení: Správa rozpočtu, výdaje, ziskovost.
- Správa dodavatelů, materiálů a techniky.
- Reporting a analýzy: Statistiky, zpětná vazba, analýzy úspěšnosti.
Pokud jste pořadatelem akcí a prodejcem vstupenek, dalšími funkcemi by měly být:
- Registrace a prodej vstupenek: Online registrace, prodej vstupenek, správa účastníků.
- Marketing a komunikace: Emailové kampaně, sociální média, správa kontaktů.
Proč používat Event Management Software v podnikání v eventech
Efektivita a úspora času
Event management software automatizuje a zjednodušuje mnoho časově náročných úkolů, což výrazně snižuje pracovní zatížení jednotlivců a týmu. To zahrnuje sběr poptávek, snadnou tvorbu kalkulací, sjednocení komunikace a dalších administrativních procesů. Díky tomu můžete své zdroje a soustředit se na klíčové aspekty provozu vašeho eventového prostoru.
Kalkulace v Qvampu
Zlepšení komunikace a koordinace
Koordinace v týmu, se zákazníky a dodavateli může být náročná, zejména při velkých akcích. Event management software poskytuje centralizovanou platformu, která umožňuje snadnou komunikaci a koordinaci všech zúčastněných stran. To zajišťuje, že všichni jsou na stejné vlně a minimalizuje se riziko nedorozumění a chyb. Navíc oproti emailům máte veškerou komunikaci u konkrétního eventu. Podívejte se například, jak může vypadat Váš Klientský portál v Qvampu.
Kontrola dostupnosti termínu v Qvampu
Klientský portál v Qvampu
Zvýšení spokojenosti a pohodlí zákazníků
Kvalitní event management software umožňuje poskytovat personalizované a profesionální služby. Například Elektronické smlouvy implementované přímo v software nebo formuláře či harmonogram pomáhají při přípravě eventu nejen vám, ale také vašim zákazníkům.
Elektronická smlouva v Qvampu
Lepší správa zdrojů
EMS umožňuje efektivní správu zdrojů, včetně vybavení, personálu a dodavatelů. Díky tomu můžete snadno sledovat dostupnost a stav svých zdrojů, což minimalizuje riziko překvapení a nečekaných problémů během akce.
Inventář v Qvampu
Finanční přehled
Finance jsou na konci dne tou nejdůležitější věcí proto, aby váš event business dlouhodobě fungoval. Měli byste mít kdykoliv informace o tom, jestli event vydělá, jak jste na tom s cashflow, zda je zaplaceno vše co má být, jaké máte náklady atd.
Finance eventu v Qvampu
Detailní analýza a reportování
Jednou z největších výhod event management software je možnost detailní analýzy a reportování. Automaticky sbírá a analyzuje data o každé akci, což jim umožňuje lépe porozumět, co funguje a co ne. Tyto informace jsou klíčové pro neustálé zlepšování a optimalizaci prodejů, businessu a budoucích eventů.
Příklady použití Event Management Software
Menší prostory pro soukromé a firemní eventy
Skvělým pomocníkem může být EMS v menším prostorách do 150 hostů, které mají jeden až dva sály a delají kolem 100-150 akcí za rok. Nejčastěji se jedná o svatby soukromé oslavy a menší firemní večírky. Takovéto prostory mají většinou 1-2 lidi, kteří se starají o event management. Jaké jsou přínosy EMS?
- Vše řešíte v jednou systému
- Eventy si předáte během minuty
- Velmi se vám zjednoduší reporting, který bez EMS děláte často až na konci roku a trvá to třeba týden
Středně velké multifunkční prostory s kapacitou kolem 200 - 300 hostů
EMS vám pomůže získat přehled nad prostory díky kontrole dostupnosti termínu. Vyhnete se tedy možným duplikacím a nechtěným chybám. Efektivita komunikace v týmu i se zákazníky díky Klientskému portálu. To v EMS není zcela běžné, v Qvampu máte svůj vlastní Klientský portál. V praxi ubývá zbytečných dotazů a velice se zjednodušuje komunikace se zákazníky i interně v rámci týmu. Jaké jsou výhody EMS?
- Škála nástrojů pro efektivní a funční obchodní a přípravné procesy
- Informace má ihned celý tým
- Na jednom místě máte důležité a aktuální informace pro důležitá rozhodnutí
Prostory nad 500 lidí, hotely a hotelové řetězce, které dělají stovky eventů ročně
Díky EMS dostanete pod kontrolu stovky eventů, které se konají ve všech prostorách. Na řízení většího poštu eventů Excel ani CRM nestačí. Event management a sales se dá dělat mnohem lépe a efektivněji. V tomto typu organizací bývá většinou nekolika stupňová organizační struktura. EMS vám umožní sdílet veškěré informace napříš, můžete si v něm nastavit různá oprávnění pro jednotlivé uživatele a jednoduše řídit každý krok. Hlavní důvody k využití Event management software jsou:
- Manažerský komplexní pohled na eventovou částu businessu
- Jasná definice zodpovědností také ve větších týmech
- Způsob, jak řídít stovky i tisíce eventů v jednom řešení
Sportovní haly a multifunkční areály
V takových prostorách se konají velké akce takřka každý den. Často se jedná o množství různých typů prostor. EMS umožní mít přesný náhled na každou jednotlivou akci, pronájem, událost.
- Skvělou pomůckou jsou elektronické smlouvy
- Ceníky prostor a služeb s elektronickou kalkulací pomáhají k udržení přehledu v mnoství nabídek
- Můžete pracovat se stálými zákazníky v rámci CRM modulu a jít až do jednotlivých akcí
Eventoví dodavatelé
Hromady poptávek a kalkulací jsou běžnou obchodní činností každého eventového dodavatele. EMS pomáhá zvýšit úspěšnost prodeje. Po úspěšném prodeji je potřeba event co nejlépe připravit a k tomu má EMS množství navazujících nástrojů, kterými jsou například:
- Elektronické formuláře a dotazníky
- Inventář a aktivity
- Databáze prostor a informací o nich
Qvamp je český Event management software pro eventové prostory a dodavatele. Vyzkoušet si jej můžete na 7 dní zdarma. A nebojte, pmůžeme vám.
Vyzkoušejte si Qvamp na 7 dní zdarma