<p>Hledáte způsob, jak zefektivnit správu vašeho eventového prostoru nebo konferenčního centra? Představujeme vám Qvamp – specializovanou B2B platformu, která mění způsob, jakým prodáváte a spravujete eventy, komunikujete s klienty a řídíte rezervace.&nbsp;</p><h2>Proč potřebujete specializovaný systém pro správu eventů?</h2><p>Event manažeři a provozovatelé konferenčních prostor denně řeší desítky poptávek, komunikují s mnoha klienty a koordinují složité projekty. Běžné nástroje jako e-maily a tabulky již nestačí. Qvamp přináší řešení, které dramaticky zjednodušuje celý proces od první poptávky až po realizaci akce.&nbsp;</p><figure class="image"><img style="aspect-ratio:2048/1423;" src="http://localhost:1337/uploads/qvamp_crm_event_venue_vendor_2048x1423_23e02a0346.webp" alt="qvamp_crm_event_venue_vendor-2048x1423.webp" srcset="http://localhost:1337/uploads/thumbnail_qvamp_crm_event_venue_vendor_2048x1423_23e02a0346.webp 225w,http://localhost:1337/uploads/small_qvamp_crm_event_venue_vendor_2048x1423_23e02a0346.webp 500w,http://localhost:1337/uploads/medium_qvamp_crm_event_venue_vendor_2048x1423_23e02a0346.webp 750w,http://localhost:1337/uploads/large_qvamp_crm_event_venue_vendor_2048x1423_23e02a0346.webp 1000w," sizes="100vw" width="2048" height="1423"></figure><h3>Jak Qvamp řeší správu eventových prostor</h3><p><strong>Zefektivnění administrativy&nbsp;</strong></p><p>Qvamp sjednocuje veškerou komunikaci, rezervace a správu eventů do jednoho přehledného systému. Konec chaotickým e-mailům a ztraceným informacím. Získáte kompletní přehled o všech projektech na jednom místě.</p><ul><li>Automatizace klíčových procesů</li><li>Okamžité zpracování poptávek s automatickou odpovědí</li><li>Generování profesionálních online cenových nabídek během minut</li><li>Inteligentní kalendář rezervací s prevencí překryvů</li><li>Centralizovaná komunikace s klienty i dodavateli&nbsp;</li></ul><p><strong>Analytické nástroje pro růst vašeho event businessu&nbsp;</strong></p><figure class="image"><img style="aspect-ratio:1500/1125;" src="http://localhost:1337/uploads/report_qvamp_prodejni_trichtyr_2_d5d9f3f0c7.png" alt="report-qvamp-prodejni-trichtyr-2.png" srcset="http://localhost:1337/uploads/thumbnail_report_qvamp_prodejni_trichtyr_2_d5d9f3f0c7.png 208w,http://localhost:1337/uploads/small_report_qvamp_prodejni_trichtyr_2_d5d9f3f0c7.png 500w,http://localhost:1337/uploads/medium_report_qvamp_prodejni_trichtyr_2_d5d9f3f0c7.png 750w,http://localhost:1337/uploads/large_report_qvamp_prodejni_trichtyr_2_d5d9f3f0c7.png 1000w," sizes="100vw" width="1500" height="1125"></figure><p>Získejte detailní vhled do výkonu vašeho eventového prostoru:&nbsp;</p><ul><li>Sledování konverzního poměru poptávek</li><li>Analýza vytíženosti prostor</li><li>Přehled o průměrné hodnotě zakázek</li><li>Reporting klíčových metrik pro informované rozhodování</li><li>…a další&nbsp;</li></ul><h3>Konkrétní přínosy</h3><h4>Pro event manažery nebo obchodníky</h4><ul><li>Úspora až 70 % času stráveného administrativou</li><li>Eliminace chyb v rezervacích a fakturaci</li><li>Přehledná správa všech eventů na jednom místě</li><li>Rychlejší komunikace s klienty&nbsp;</li></ul><h4>Pro majitele prostor</h4><ul><li>Zvýšení konverze poptávek díky rychlým reakcím</li><li>Optimalizace vytížení prostor</li><li>Detailní přehled o financích a výkonnosti</li><li>Strategické plánování založené na datech&nbsp;</li></ul><p>Qvamp je flexibilní CRM a event management software Používají jej například:&nbsp;</p><ul><li>Konferenční centra</li><li>Hotelové sály</li><li>Svatební prostory</li><li>Firemní eventové prostory</li><li>Multifunkční venues</li><li>Eventoví dodavatelé</li><li>Eventové agentury</li></ul>

large_qvamp_crm_event_venue_vendor-2048x1423.webp

medium_qvamp_crm_event_venue_vendor-2048x1423.webp

small_qvamp_crm_event_venue_vendor-2048x1423.webp

thumbnail_qvamp_crm_event_venue_vendor-2048x1423.webp

qvamp_crm_event_venue_vendor-2048x1423.webp

Co je Qvamp a jak vám může pomoci?

<p>Představte si, že plánujete event jako přípravu lahodného soufflé – potřebujete správnou kombinaci ingrediencí, pečlivou přípravu a trochu toho kouzla. Jeden špatný krok a celé to splaskne! Ať už chystáte firemní párty, na které se CEO konečně odvážně pustí do karaoke, konferenci plnou inspirativních řečníků, nebo workshop, kde účastníci objeví skryté talenty – každý úspěšný event začíná jasnou představou a důkladným plánem. Pojďme se podívat, jak se do toho pustit a neztratit se v džungli detailů.</p><h2>1. Najděte svou inspiraci a stanovte vizi</h2><p>Než začnete obvolávat cateringové společnosti nebo vybírat barvu ubrusů, zastavte se a zamyslete se. Co vlastně chcete eventem sdělit? Je to jako když začínáte psát knihu – potřebujete znát hlavní poselství, než napíšete první řádku.</p><p><strong>Příklad: </strong>Představte si, že plánujete firemní večírek. Místo generického „vánočního večírku s bowlingem jako loni“ se rozhodnete pro tematickou akci „Zpátky do 90. let“, kde dáte zaměstnancům možnost zažít nostalgii, uvolnit se a poznat kolegy z jiné stránky. Hned máte jasnější představu o hudbě, dekoracích i aktivitách.</p><h3>Definice konceptu - krok za krokem:</h3><ul><li><strong>Pro koho:</strong> Jsou to technicky zaměření introverti, kteří ocení intelektuální výzvy? Nebo spíše kreativní duše hledající inspiraci? Každá skupina potřebuje jiný přístup.</li><li><strong>Styl a atmosféra:</strong> Chcete, aby lidé přišli v oblecích a degustovali šampaňské, nebo raději neformální piknik, kde si všichni sednou na deku? Atmosféra určuje vše od volby prostoru až po komunikační styl.</li><li><strong>Cíle eventu:</strong> Zapište si 2-3 hlavní cíle. Například: „Představit nový produkt 50 klíčovým klientům,“ „Posílit týmovou spolupráci mezi odděleními,“ nebo „Zvýšit povědomí o značce v komunitě designérů.“</li></ul><h2>2. Plánujte jako generál před bitvou</h2><p>Když máte jasnou vizi, je čas přejít ke konkrétnímu plánování. Rozdělte si projekt na menší úkoly a stanovte termíny – jako když plánujete dokonalou dovolenou.</p><h3>Stanovení cílů a rozpočtu:</h3><p>Příklad rozpočtu: Řekněme, že máte 100 000 Kč na firemní workshop. Místo vágního „nějak to rozdělíme“ si vytvořte detailní tabulku:</p><ul><li>Pronájem prostoru: 35 000 Kč</li><li>Catering (včetně kávy a občerstvení): 30 000 Kč</li><li>Materiály a technické vybavení: 15 000 Kč</li><li>Odměny pro účastníky: 10 000 Kč</li><li>Rezerva pro nečekané výdaje: 10 000 Kč</li></ul><p>Takhle hned vidíte, kde můžete ušetřit, pokud by bylo potřeba.</p><h3>Plánování harmonogramu:</h3><p>Vytvořte si časovou osu s milníky. Například pro konferenci plánovanou za tři měsíce:</p><ul><li>3 měsíce předem: Zarezervovat místo konání, začít oslovovat řečníky</li><li>2 měsíce předem: Finalizovat program, začít s marketingem</li><li>1 měsíc předem: Uzavřít registrace, potvrdit všechny dodavatele</li><li>2 týdny předem: Briefing týmu, finální kontrola všech detailů</li><li>Den před eventem: Příprava prostoru, technická kontrola</li><li>Den eventu: Příchod 3 hodiny před začátkem, poslední kontrola</li></ul><p>V Qvampu si můžete naplánovat <a href="/funkce/harmonogram">harmonogram</a> jak z hlediska prostoru, tak dodavatele. Pokud jse na straně zákazníka, zeptejte se prostou, zda Qvamp používají. Sdílený harmonogram je super věc.</p><h2>3. Praktické tipy, které vám zachrání kůži</h2><h3>Příprava před eventem:</h3><h4>Kontrolní seznam na den D:</h4><ul><li>Mám kontakty na všechny dodavatele uložené v mobilním telefonu?</li><li>Mám připravenou „emergency“ krabici s lepicí páskou, nůžkami, nabíječkami a dalšími nezbytnostmi?</li><li>Má každý člen týmu jasně definovanou roli a ví, co se od něj očekává?</li><li>Mám připravený plán B pro případ, že hlavní řečník onemocní nebo začne pršet?<br>&nbsp;</li></ul><p><strong>Příklad z praxe</strong>: Na jedné konferenci jsme měli naplánovanou aktivitu venku, ale ráno začalo pršet. Díky připravenému plánu B jsme rychle přesunuli aktivitu dovnitř a místo klasického networkingu jsme uspořádali „rychlé rande“ mezi účastníky u stolů. Nakonec to byl jeden z nejlépe hodnocených bodů programu.</p><h4>Během eventu:</h4><p><strong>Tip pro krizové situace:</strong> Vytvořte si „první pomoc“ pro nejčastější problémy:</p><ul><li>Nefunguje projektor? Zkontrolujte připojení → restartujte → máme připravenou tištěnou zálohu</li><li>Dodavatel občerstvení má zpoždění? Začněte s programem → nabídněte vodu a ovoce → upravte harmonogram přestávek</li><li>Wi-Fi nefunguje? Máme připravený mobilní hotspot → rozdáme tištěné materiály → změníme aktivitu na offline variantu</li></ul><h2>4. Proměňte svou akci v nezapomenutelný zážitek</h2><p>Nepodceňujte sílu detailů! Často jsou to právě maličkosti, které si lidé zapamatují.</p><h3>Překvapte malými detaily</h3><p><strong>Příklad: </strong>Na business konferenci jsme místo klasických jmenovek připravili personalizované kávové hrnky se jmény účastníků a vtipným citátem vztahujícím se k jejich profesi. Lidé si je fotili, sdíleli na sociálních sítích a po akci si je odnesli domů jako upomínku. Vy si to dáte krásně do nákladů. Win win situace.</p><h4>Zapojte všechny smysly (5ti smyslové vímání)</h4><p><strong>Zrak: </strong>Slaďte barvy dekorací s firemními barvami nebo tématem akce</p><p><strong>Sluch:</strong> Vytvořte playlist, který odpovídá atmosféře (energický pro workshopy, uklidňující pro networkingové části)</p><p><strong>Čich:</strong> Podceňovaný smysl! Vůně čerstvé kávy nebo subtilní aroma může vytvořit příjemnou atmosféru</p><p><strong>Chuť:</strong> I malé občerstvení může být nezapomenutelné, když je kreativní</p><p><strong>Hmat:</strong> Kvalitní materiály tiskovin nebo nápaditě uspořádaný prostor, kde se lidé cítí pohodlně</p><h2>5. Po eventu není konec, ale začátek</h2><p>To, co uděláte po skončení akce, často rozhoduje o dlouhodobém úspěchu.</p><h3>Konkrétní kroky po akci</h3><ul><li>Do 24 hodin: Pošlete krátké poděkování všem zúčastněným</li><li>Do 3 dnů: Sdílejte fotografie, prezentace nebo jiné materiály</li><li>Do týdne: Vyhodnoťte zpětnou vazbu a identifikujte silné a slabé stránky</li><li>Do 2 týdnů: Uspořádejte interní debriefing s týmem</li><li>Do měsíce: Připravte follow-up komunikaci s nabídkou další spolupráce</li></ul><p><strong>TIP: Například po veletrhu pošlete statistiky návštěvnosti, pokaždé chtějte zpětnou vazbu. Na tohle téma mám skvělý </strong><a target="_blank" rel="noopener noreferrer" href="https://youtu.be/w1mZ7qeCsaQ"><strong>díl podcastu Svět eventů</strong></a><br>&nbsp;</p><h2>6. Závěr – Vaše cesta k úspěšnému eventu</h2><p>Organizace eventu je jako dirigování orchestru – když všechny nástroje hrají v harmonii, výsledek je magický. S jasnou vizí, pečlivým plánováním a správnými nástroji zvládnete vytvořit akci, na kterou budou účastníci dlouho vzpomínat.</p><ul><li>Začněte s jasnou vizí a cíli – zapište si je!</li><li>Vytvořte detailní rozpočet a harmonogram</li><li>Investujte do softwaru, který vám usnadní správu kontaktů a komunikaci (Qvamp je skvělou volbou)</li><li>Připravte si plán B pro všechny klíčové části programu</li><li>Zaměřte se na detaily, které vytvoří nezapomenutelný zážitek</li><li>Nezapomeňte na follow-up – to je začátek vaší další úspěšné akce<br>&nbsp;</li></ul><p>Takže, jste připraveni pustit se do organizace vašeho dalšího eventu? Vezměte si tužku a papír (nebo otevřete svůj oblíbený digitální nástroj) a začněte plánovat! A pamatujte – i ta nejsložitější cesta začíná prvním krokem.</p><p>A pokud chcete, aby celý proces byl ještě hladší a efektivnější, vyzkoušejte, jak vám může pomoci správné <a href="/crm">CRM a event management řešení</a>. Protože když máte spolehlivého partnera, který se postará o správu kontaktů a komunikaci, můžete se vy soustředit na to, co je opravdu důležité – vytvářet nezapomenutelné zážitky!</p>

Qvamp blog

Co je Qvamp a jak vám může pomoci?

Organizace eventu, jak začít