Představte si, že plánujete event jako přípravu lahodného soufflé – potřebujete správnou kombinaci ingrediencí, pečlivou přípravu a trochu toho kouzla. Jeden špatný krok a celé to splaskne! Ať už chystáte firemní párty, na které se CEO konečně odvážně pustí do karaoke, konferenci plnou inspirativních řečníků, nebo workshop, kde účastníci objeví skryté talenty – každý úspěšný event začíná jasnou představou a důkladným plánem. Pojďme se podívat, jak se do toho pustit a neztratit se v džungli detailů.
1. Najděte svou inspiraci a stanovte vizi
Než začnete obvolávat cateringové společnosti nebo vybírat barvu ubrusů, zastavte se a zamyslete se. Co vlastně chcete eventem sdělit? Je to jako když začínáte psát knihu – potřebujete znát hlavní poselství, než napíšete první řádku.
Příklad: Představte si, že plánujete firemní večírek. Místo generického „vánočního večírku s bowlingem jako loni“ se rozhodnete pro tematickou akci „Zpátky do 90. let“, kde dáte zaměstnancům možnost zažít nostalgii, uvolnit se a poznat kolegy z jiné stránky. Hned máte jasnější představu o hudbě, dekoracích i aktivitách.
Definice konceptu - krok za krokem:
- Pro koho: Jsou to technicky zaměření introverti, kteří ocení intelektuální výzvy? Nebo spíše kreativní duše hledající inspiraci? Každá skupina potřebuje jiný přístup.
- Styl a atmosféra: Chcete, aby lidé přišli v oblecích a degustovali šampaňské, nebo raději neformální piknik, kde si všichni sednou na deku? Atmosféra určuje vše od volby prostoru až po komunikační styl.
- Cíle eventu: Zapište si 2-3 hlavní cíle. Například: „Představit nový produkt 50 klíčovým klientům,“ „Posílit týmovou spolupráci mezi odděleními,“ nebo „Zvýšit povědomí o značce v komunitě designérů.“
2. Plánujte jako generál před bitvou
Když máte jasnou vizi, je čas přejít ke konkrétnímu plánování. Rozdělte si projekt na menší úkoly a stanovte termíny – jako když plánujete dokonalou dovolenou.
Stanovení cílů a rozpočtu:
Příklad rozpočtu: Řekněme, že máte 100 000 Kč na firemní workshop. Místo vágního „nějak to rozdělíme“ si vytvořte detailní tabulku:
- Pronájem prostoru: 35 000 Kč
- Catering (včetně kávy a občerstvení): 30 000 Kč
- Materiály a technické vybavení: 15 000 Kč
- Odměny pro účastníky: 10 000 Kč
- Rezerva pro nečekané výdaje: 10 000 Kč
Takhle hned vidíte, kde můžete ušetřit, pokud by bylo potřeba.
Plánování harmonogramu:
Vytvořte si časovou osu s milníky. Například pro konferenci plánovanou za tři měsíce:
- 3 měsíce předem: Zarezervovat místo konání, začít oslovovat řečníky
- 2 měsíce předem: Finalizovat program, začít s marketingem
- 1 měsíc předem: Uzavřít registrace, potvrdit všechny dodavatele
- 2 týdny předem: Briefing týmu, finální kontrola všech detailů
- Den před eventem: Příprava prostoru, technická kontrola
- Den eventu: Příchod 3 hodiny před začátkem, poslední kontrola
V Qvampu si můžete naplánovat harmonogram jak z hlediska prostoru, tak dodavatele. Pokud jse na straně zákazníka, zeptejte se prostou, zda Qvamp používají. Sdílený harmonogram je super věc.
3. Praktické tipy, které vám zachrání kůži
Příprava před eventem:
Kontrolní seznam na den D:
- Mám kontakty na všechny dodavatele uložené v mobilním telefonu?
- Mám připravenou „emergency“ krabici s lepicí páskou, nůžkami, nabíječkami a dalšími nezbytnostmi?
- Má každý člen týmu jasně definovanou roli a ví, co se od něj očekává?
- Mám připravený plán B pro případ, že hlavní řečník onemocní nebo začne pršet?
Příklad z praxe: Na jedné konferenci jsme měli naplánovanou aktivitu venku, ale ráno začalo pršet. Díky připravenému plánu B jsme rychle přesunuli aktivitu dovnitř a místo klasického networkingu jsme uspořádali „rychlé rande“ mezi účastníky u stolů. Nakonec to byl jeden z nejlépe hodnocených bodů programu.
Během eventu:
Tip pro krizové situace: Vytvořte si „první pomoc“ pro nejčastější problémy:
- Nefunguje projektor? Zkontrolujte připojení → restartujte → máme připravenou tištěnou zálohu
- Dodavatel občerstvení má zpoždění? Začněte s programem → nabídněte vodu a ovoce → upravte harmonogram přestávek
- Wi-Fi nefunguje? Máme připravený mobilní hotspot → rozdáme tištěné materiály → změníme aktivitu na offline variantu
4. Proměňte svou akci v nezapomenutelný zážitek
Nepodceňujte sílu detailů! Často jsou to právě maličkosti, které si lidé zapamatují.
Překvapte malými detaily
Příklad: Na business konferenci jsme místo klasických jmenovek připravili personalizované kávové hrnky se jmény účastníků a vtipným citátem vztahujícím se k jejich profesi. Lidé si je fotili, sdíleli na sociálních sítích a po akci si je odnesli domů jako upomínku. Vy si to dáte krásně do nákladů. Win win situace.
Zapojte všechny smysly (5ti smyslové vímání)
Zrak: Slaďte barvy dekorací s firemními barvami nebo tématem akce
Sluch: Vytvořte playlist, který odpovídá atmosféře (energický pro workshopy, uklidňující pro networkingové části)
Čich: Podceňovaný smysl! Vůně čerstvé kávy nebo subtilní aroma může vytvořit příjemnou atmosféru
Chuť: I malé občerstvení může být nezapomenutelné, když je kreativní
Hmat: Kvalitní materiály tiskovin nebo nápaditě uspořádaný prostor, kde se lidé cítí pohodlně
5. Po eventu není konec, ale začátek
To, co uděláte po skončení akce, často rozhoduje o dlouhodobém úspěchu.
Konkrétní kroky po akci
- Do 24 hodin: Pošlete krátké poděkování všem zúčastněným
- Do 3 dnů: Sdílejte fotografie, prezentace nebo jiné materiály
- Do týdne: Vyhodnoťte zpětnou vazbu a identifikujte silné a slabé stránky
- Do 2 týdnů: Uspořádejte interní debriefing s týmem
- Do měsíce: Připravte follow-up komunikaci s nabídkou další spolupráce
TIP: Například po veletrhu pošlete statistiky návštěvnosti, pokaždé chtějte zpětnou vazbu.
6. Závěr – Vaše cesta k úspěšnému eventu
Organizace eventu je jako dirigování orchestru – když všechny nástroje hrají v harmonii, výsledek je magický. S jasnou vizí, pečlivým plánováním a správnými nástroji zvládnete vytvořit akci, na kterou budou účastníci dlouho vzpomínat.
- Začněte s jasnou vizí a cíli – zapište si je!
- Vytvořte detailní rozpočet a harmonogram
- Investujte do softwaru, který vám usnadní správu kontaktů a komunikaci (Qvamp je skvělou volbou)
- Připravte si plán B pro všechny klíčové části programu
- Zaměřte se na detaily, které vytvoří nezapomenutelný zážitek
- Nezapomeňte na follow-up – to je začátek vaší další úspěšné akce
Takže, jste připraveni pustit se do organizace vašeho dalšího eventu? Vezměte si tužku a papír (nebo otevřete svůj oblíbený digitální nástroj) a začněte plánovat! A pamatujte – i ta nejsložitější cesta začíná prvním krokem.
A pokud chcete, aby celý proces byl ještě hladší a efektivnější, vyzkoušejte, jak vám může pomoci správné CRM a event management řešení. Protože když máte spolehlivého partnera, který se postará o správu kontaktů a komunikaci, můžete se vy soustředit na to, co je opravdu důležité – vytvářet nezapomenutelné zážitky!
