Qvamp · event software

Systém pro správu eventů (často označovaný jako Event OS) je softwarové srdce jakéhokoliv eventového prostoru, hotelu s konferenčním zázemím, svatebního resortu nebo multifunkční haly. Zatímco běžné hotelové nebo obchodní systémy řeší jen ubytování či čistý prodej, Event OS řídí kompletní denní operace spojené s pronajímatelnými prostory a realizací akcí. Pokrývá celý životní cyklus akce – od okamžiku, kdy systém zachytí příchozí poptávku, přes bleskové sestavení kalkulace a odeslání e-smlouvy k podpisu, až po detailní provozní přípravu a finální vyúčtování. V krátkosti je to epicentrum celého vašeho eventového byznysu.

Moderní systém nesmí být jen pasivní databáze kontaktů. Klíčová je rychlost, automatizace rutiny a naprostá propojenost. Mezi nejoblíbenější funkce patří blesková tvorba kalkulací (vytvoření nabídky pro klienta do minuty), možnost nabídky duplikovat, integrované elektronické podepisování smluv a klientský portál, kde zákazník vidí změny v reálném čase. V provozní fázi je pak pro event manažery klíčové mít možnost sledovat změny v eventu a spravovat finance, personál, harmonogramy i inventář na jednom místě.

Žádný moderní software dnes nežije v izolaci. Eventový systém musí hladce komunikovat s vaším hotelovým systémem (PMS), účetním programem nebo marketingovými nástroji. Qvamp je navržen tak, že se stane přirozenou součástí vaší technologické struktury.

Univerzální CRM umí prodat licenci nebo auto, ale nerozumí pojmům jako „svatba na 120 hostů" nebo „konferenční balíček s cateringem" — musíte si je pracně ohýbat do polí, která tam nepatří. Qvamp naopak od začátku pracuje s reálným tokem akce: obchodník v Poptávkách a Kalkulacích vidí přísun zakázek, provozní tým otevře stejný event v Přípravě s harmonogramem, inventářem a checklisty — bez přepínání mezi systémy nebo ručního předávání informací mezi obchodem a realizací. Na českém a slovenském trhu navíc můžete využít Qvamp Care — externí tým, který vám pomůže systém nastavit, zrevidovat strategii prodeje a vytěžit z platformy víc.

Provozní tření je stav, kdy váš tým tráví víc času papírováním, maily a hledáním informací než péčí o klienty. Znamená to neustálé vnitřní ověřování termínů a kapacit. Qvamp toto tření eliminuje tím, že obsahuje přehlednou evidenci pronajímatelných prostor s kontrolou dostupnosti v reálném čase. Systém automaticky hlídá kolize termínů a umožňuje spravovat smlouvy i specifické požadavky k jednotlivým eventům. Jakákoliv schválená změna termínu nebo kapacity se okamžitě přepočítá v kalkulaci, zkontroluje se vůči dostupnosti místa a automaticky promítne do úkolů pro inventář a kuchyň. Klient má navíc k dispozici Zákaznický portál 24/7.

Sledujte tři hlavní faktory: rychlost adopce týmem (pokud je systém složitý, lidé ho budou bojkotovat), rychlost nasazení a flexibilitu (musí umět hladce provázet tým od potvrzení zakázky přes platby a fakturaci až po uzavření a vyúčtování). Vždy hledejte řešení, které vám umožní začít s minimálním rizikem. Přesně proto nabízíme modul Engine zcela zdarma. Umožní vám nasadit poptávkové formuláře na váš web za 10 minut, začít sbírat poptávky do MiniCRM a osahat si logiku systému. Na plnou verzi Qvamp přejdete, až sami uvidíte reálné výsledky v praxi.