Tři různé systémy, tři různé úlohy
Hotel, který k ubytování nabízí i konferenční sály nebo svatební prostory, obvykle potřebuje tři softwary, ne jeden — a je běžný omyl čekat, že jeden systém pokryje všechno stejně dobře.
- PMS (Property Management System): správa ubytování — pokoje, recepce, rezervace nocí, fakturace pobytu. Příklady na českém trhu: Previo, HotelTime, Better Hotel, nebo globální Mews a Cloudbeds.
- POS (Point of Sale): provoz restaurace nebo baru — objednávky, platby na místě, propojení s kuchyní a skladem.
- Event software: konferenční a eventový provoz — poptávky na akce, kalkulace balíčků (sál, catering, technika, ubytování hostů), smlouvy, kalendář obsazenosti sálů a komunikace s klientem, který akci organizuje.
Proč jeden systém obvykle nestačí na všechno
PMS je navržený na noci a pokoje, ne na mnohaměsíční plánování svatby s cateringem a AV technikou. POS řeší útratu u baru v moment objednávky, ne poptávku na firemní večírek pro 150 lidí o půl roku později. A univerzální „vše v jednom" systém, který se snaží pokrýt ubytování, restauraci i eventy najednou, bývá v každé z těchto oblastí kompromisem — funguje, ale nikde není tak silný jako specializovaný nástroj.
Jak spolu mají systémy fungovat
Osvědčený model není nahradit PMS nebo POS, ale doplnit je specializovaným event softwarem vedle nich. Ubytovací kapacita a recepce zůstávají v PMS, provoz restaurace v POS, a event software řeší specificky prodej a plánování akcí — včetně případů, kdy si klient objedná zároveň sál i ubytování pro hosty.
Tenhle přístup je ostatně důvod, proč vznikají přímé integrace mezi event softwarem a konkrétními PMS — podívejte se, jak to funguje u Previa, Mews, Cloudbeds, HotelTime, Better Hotel nebo Profitroomu. Kompletní přehled srovnání a integrací najdete na stránce Srovnání a integrace.
Na co se ptát dodavatele event softwaru
- Umí oddělit ubytovací a eventovou kapacitu, aby se nepletly rezervace pokojů s rezervacemi sálu?
- Zvládne kalkulaci pro balíčky napříč kategoriemi — sál, catering, technika i ubytování hostů dohromady?
- Nabízí reporting zvlášť pro eventový provoz, oddělený od výkonu ubytovací části hotelu?
- Existuje reálná zkušenost s propojením na váš konkrétní PMS, nebo jde jen o teoretickou možnost?
Shrnutí: kdy potřebujete přidat event software vedle PMS a POS
Pokud hotel vedle ubytování řeší i svatby, konference nebo firemní akce a poptávky na ně dnes běží přes e-mail, Excel nebo modul PMS, který na to nebyl navržený, je čas doplnit specializovaný event software pro hotely a resorty. Nejde o náhradu PMS ani POS — jde o třetí systém, který dělá tu jednu věc, na kterou ty ostatní dva nejsou stavěné.